15 Contoh Kebijakan Mutu dan Penjelasan Lengkap

Kebijakan mutu merupakan konsep penting untuk integrasi kualitas profesional dalam organisasi. Kebijakan kualitas berarti apa maksud dan arah keseluruhan dalam organisasi yang terkait dengan kualitas . Sekali lagi, kebijakan kualitas asli hanya dapat dilihat dalam kesadaran dan tindakan orang, bukan dalam dokumen. Pernyataan kebijakan mutu yang terdokumentasi yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh manajemen puncak suatu organisasi hanyalah puncak dari kebijakan yang sebenarnya. Mungkin, bagaimanapun, menjadi alat manajerial yang berguna. Bagaimanapun, tidak perlu menggunakan istilah “kebijakan mutu” dalam operasi bisnis praktis meskipun orang selalu memiliki kebijakan mutu tertentu.

Kesadaran kualitas (atau kesadaran kualitas sinonimnya) adalah topik yang paling penting untuk mewujudkan integrasi kualitas dan kualitas dalam kasus-kasus praktis. Konsep ini dapat didefinisikan sangat sederhana: memiliki pengetahuan tentang kualitas . Namun, apa artinya ini, sama sekali tidak ada hal yang sederhana. Kesadaran adalah totalitas yang mendalam dari aspek fisik, psikologis, dan filosofis dari sensasi, persepsi, ide, sikap, dan perasaan yang terkait dengan individu atau kelompok yang memiliki pengetahuan tentang objek abstrak dan komprehensif kualitas barang tertentu, pada waktu tertentu , atau dalam rentang waktu tertentu.

Tujuan Kebijakan Mutu

Menjadi jelas tentang tujuan, konteks, arah strategis, kebijakan, dan niat organisasi adalah langkah pertama menuju keefektifan dan hasil positif. Memahami dan merencanakan subjek-subjek mendasar ini membentuk dasar bagi kemajuan dan keberhasilan yang terarah seperti tujuan ekonomi konvensional. Kebijakan mutu adalah salah satu dari beberapa topik perencanaan tingkat tinggi untuk organisasi:

• Tujuan: alasan mendasar suatu organisasi ada
• Konteks: masalah internal dan eksternal yang mempengaruhi perusahaan, dan pihak-pihak yang terlibat
• Arah Strategis: jalur kemajuan yang diinginkan untuk organisasi secara keseluruhan
• Kebijakan Mutu: pernyataan umum dari komitmen organisasi terhadap kualitas
• Sasaran Mutu: hasil yang diinginkan dan terukur terkait kualitas

Kebijakan mutu adalah pernyataan yang dibuat oleh manajemen puncak yang menyatakan komitmen mereka untuk mencapai kualitas sebagai hasil dari operasi perusahaan. Kebijakan mutu lebih dari sekadar slogan, itu adalah output pertimbangan yang cermat dari tujuan organisasi, konteks, arah strategis dan dasar untuk tujuan mutu.

Dengan mengembangkan, mengkomunikasikan dan mempertahankan kebijakan mutu yang terdokumentasi, organisasi harus bertanggung jawab untuk mencapai harapan yang dinyatakan dalam kebijakan.

Auditor pihak ketiga akan mencari bukti obyektif bahwa kebijakan tersebut dikomunikasikan dan diterapkan secara efektif di seluruh organisasi. Adalah umum bagi auditor untuk meminta beberapa karyawan untuk menggambarkan kebijakan mutu perusahaan. Meskipun tanggapan tidak harus menjadi pembacaan kebijakan, setiap karyawan harus mampu  menunjukkan pemahaman tentang kebijakan dan menjelaskan bagaimana itu berlaku untuk kegiatan sehari-hari mereka seperti tujuan tindakan ekonomi.

Persyaratan Kebijakan Mutu

Manajemen puncak harus membuat, menerapkan, dan mendokumentasikan kebijakan mutu yang: sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, mendukung arah strategis perusahaan, adalah dasar untuk menetapkan sasaran mutu, termasuk komitmen untuk memenuhi semua persyaratan yang berlaku dan termasuk komitmen untuk terus meningkatkan sistem manajemen mutu. Kebijakan kualitas harus:

• didokumentasikan dan tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan
• dipahami dan diterapkan oleh karyawan

Persyaratan ini memperjelas bahwa ini adalah tim manajemen puncak perusahaan yang harus menentukan kebijakan kualitasnya. Mereka memiliki pengetahuan tentang subyek yang harus dipertimbangkan selama pengembangan kebijakan. Mari kita lihat contohnya.

Contoh Kebijakan Mutu

Berikut beberapa contoh kebijakan mutu untuk meninjau beberapa informasi yang sangat mendasar tentang Produk XYZ dan kemudian lihat bagaimana kebijakan kualitas mencerminkan tujuan, konteks, dan arah strategis seperti tujuan sistem ekonomi terpusat. Sebuah kebijakan mutu adalah dokumen singkat yang diterbitkan oleh manajemen eksekutif sebuah organisasi yang menetapkan apa kualitas berarti bagi perusahaan. Ini diterbitkan untuk semua karyawan dan sering dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh investor, pelanggan, pemasok dan regulator.

Ini adalah dokumen landasan dari beberapa standar kualitas. Kebijakan kualitas biasanya menggambarkan bisnis Anda dan komitmen Anda terhadap kualitas. Informasi inti yang ditawarkan adalah seperangkat prinsip kualitas yang kecil. Berikut ini adalah contoh umum.

1. Kebutuhan pelanggan

Menunjukkan bahwa produk akan memenuhi kebutuhan pelanggan . Ini sering diutarakan dalam istilah pemasaran. Misalnya, prinsip bahwa produk akan “menyenangkan konsumen” atau “menjadi terjangkau, aman, dan andal.”

2. Preferensi Pelanggan

Menunjukkan bahwa produk akan dirancang untuk kebutuhan pelanggan, dapat disesuaikan atau ditawarkan dalam berbagai yang dirancang untuk memenuhi preferensi pelanggan.

3. Layanan & Pengalaman

Layanan pelanggan atau prinsip pengalaman pelanggan. Mendengarkan atau komitmen untuk mendengarkan pelanggan dan menggunakan masukan mereka untuk meningkatkan kualitas.

4. Pemenuhan

Kepatuhan terhadap peraturan dan standar.

5. Kesehatan dan Keamanan

Berkomitmen untuk produk yang aman.

6. Cacat

Komitmen untuk bekerja menuju nol cacat dalam produk dan layanan.

7. Ketepatan

Akurasi di luar cacat nol seperti deskripsi produk yang akurat. Misalnya, prinsip kejujuran dan kelurusan.

8. Pengujian

Secara khusus menyebutkan bagaimana Anda akan menguji. Misalnya, menyebutkan bahwa setiap item diuji sebelum keluar dari pintu.

9. Limbah

Komitmen untuk bekerja menuju zero waste.

10. Perbaikan

Prinsip yang akan terus Anda tingkatkan.

11. Khusus industri

Menyatakan proposisi nilai Anda. Dengan kata lain, berjanji untuk menjadi baik pada sesuatu.

12. Orang-orang

Komitmen untuk memiliki dampak positif pada komunitas tempat Anda beroperasi.

13. Pribadi

Jika perusahaan Anda menangani banyak data pelanggan, berjanji untuk mengamankannya dan menjaganya tetap pribadi.

14. Lingkungan Hidup

Komitmen terhadap produk, layanan, dan operasi yang bertanggung jawab terhadap lingkungan.

15. Sumber

Prinsip bahwa bagian, bahan, dan layanan akan bersumber secara bertanggung jawab.

Apa tujuan dari kebijakan mutu?

Kebijakan manajemen mutu penting karena beberapa alasan. Yang paling penting, ia mengartikulasikan:

niat Anda mengenai kualitas produk atau layanan Anda

komitmen Anda untuk perbaikan berkelanjutan dalam manajemen mutu

tanggung jawab semua staf, terutama mereka yang memiliki peran kunci, untuk menjaga kualitas produk dan layanan

Kebijakan kualitas tertulis yang jelas juga diperlukan oleh standar  dan sangat penting untuk menciptakan sistem manajemen mutu yang efektif .

Pernyataan kebijakan kualitas

Kualitas penting bagi bisnis karena menghargai pelanggan. Berusaha untuk menyediakan pelanggan dengan produk dan layanan yang memenuhi dan bahkan melebihi harapan mereka. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan dan telah membentuk Sistem Manajemen Mutu yang menyediakan kerangka kerja untuk mengukur dan meningkatkan kinerja. Memiliki sistem dan prosedur berikut untuk mendukung kami dalam mencapai kepuasan pelanggan dan peningkatan berkelanjutan di seluruh bisnis:

• pengumpulan reguler dan pemantauan umpan balik pelanggan
  prosedur keluhan pelanggan.
• pemilihan dan pemantauan kinerja pemasok terhadap kriteria yang ditetapkan.
• pelatihan dan pengembangan untuk karyawan kami
  audit reguler dari proses internal.
• sasaran mutu terukur yang mencerminkan tujuan bisnis
• tinjauan manajemen hasil audit, umpan balik pelanggan dan keluhan
• Prosedur internal ditinjau secara berkala dan diadakan dalam Manual Mutu yang tersedia bagi semua karyawan.

Kebijakan ini diposting di Papan Pemberitahuan Perusahaan dan juga dapat ditemukan di buku pegangan staf. Meskipun Direktur Pelaksana memiliki tanggung jawab utama untuk Kualitas, semua karyawan memiliki tanggung jawab di dalam area kerja mereka sendiri untuk membantu memastikan bahwa Kualitas tertanam di dalam seluruh perusahaan.