Dalam sebuah perusahaan, untuk dapat mengatur SDM dengan baik tentunya membutuhkan yang namanya analisis jabatan. Analisis jabatan memiliki peranan yang sangat penting karena perusahaan butuh sebuah pembahasan yang detail.
Analisis jabatan ini dapat menentukan karakteristik yang harus dimiliki oleh seorang pekerja dalam melaksanakan tugas tertentu. Hasil dari analisis tersebut dapat berupa sebuah deskripsi atsu spesifikasi sebuah jabatan. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, yuk kita simak pembahasan di bawah ini!
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis itu sendiri memiliki arti suatu kegiatan penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya. Dengan begitu, analisis jabatan merupakan kegiatan mencatat, mempelajari serta menyimpulkan suatu keterangan atau fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan yang dilakukan secara sistematis dan teratur.
Dalam arti lain, analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang mengumpulkan informasi secara lengkap dan benar mengenai jabatan tertentu yang ada di dalam suatu organisasi. Sebelum bisa mengidentifikasi sebuah tugas jabatan, maka kita harus mengumpulkan beberapa data mengenai jabatan terlebih dahulu. Biasanya informasi yang diolah pada analisis jabatan digunakan untuk kepentingan SDM.
Untuk mengumpulkan data sebuah jabatan, dapat berupa poin-poin pertanyaan sebagai berikut:
- Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut?
- Apa wewenang dan tanggung jawabnya pada jabatan itu?
- Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan?
- Bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut?
- Alat dan bahan apa saja yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya?
- Berapa besar upah dan lamanya dalam bekerja?
- Apa keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut?
Dari pertanyaan di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber, yakni:
- Pekerjaan itu sendiri dan jurnal harian
- Pekerja yang bersangkutan
- Orang yang pernah menjabat/melakukan pekerjaan tersebut
- Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Setelah melakukan pengumpulan data dari sumber-sumber tersebut, maka informasi yang diperoleh dari analisis jabatan ini dapat berupa:
- Nama, jabatan, lokasi kerja dan besar upah
- Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
- Tugas, wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada penerima jabatan
- Peralatan dan bahan yang digunakan
- Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko terhadap pekerjaan
- Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan sebagainya.
Seperti yang sudah dipaparkan sebelumnya, apabila kita telah melakukan analisis jabatan timbul dua hasil analisis yakni Uraian Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Specification).
Uraian jabatan merupakan suatu catatan tentang tugas dan tanggung jawab jabatan tertentu yang dibuat sistematis. Sedangkan spesifikasi jabatan (job specification) adalah sebuah syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pekerja yang menduduki suatu jabatan supaya dirinya dapat melaksanakan tugas dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat dilakukan secara bersamaan dengan uraian jabatan maupun dilakukan secara terpisah.
Tujuan Analisis Jabatan
Diadakannya analisis jabatan tentu memiliki tujuan tersendiri. Adapun tujuan dari analisis jabatan yaitu:
- Memberikan pengertian tentang unsur-unsur jabatan yang terkandung dalam setiap jabatan.
- Memberikan pengetahuan terkait isi dan syarat-syarat jabatan yang digunakan untuk perekrutan, pelatihan, penempatan, mutasi dan promosi jabatan.
- Mendefinisikan kebutuhan pekerja secara nyata dan mengkoordinasikan aktivitas pekerja. Selain itu, juga membagi tugas dan tanggung jawab pekerja.
- Membantu dalam administrasi gaji dan upah pekerja dengan menunjukkan kualifikasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan tertentu dan risko terhadap kinerjanya.
- Memberikan informasi yang diperlukan untuk manajemen program pelatihan dan pengembangan karyawan.
- Membantu dalam pengecekan informasi lamaran, wawancara, penimbangan hasil tes serta pengecekan referensi.
- Membantu dalam menetapkan standar penilaian pekerja.
Manfaat Analisis Jabatan
Bertumpu pada tujuannya, analisis jabatan ini memiliki banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan sebagai berikut:
- Sebagai dasar untuk menyusun promosi jabatan
Dengan adanya analisis jabatan ini akan mampu memilih seseorang yang tepat untuk melaksanakan promosi jabatan. Sehingga promosi jabatan ini terkadang perlu untuk meningkatkan kemampuan para pekerja. - Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan
Hal ini berguna apabila seorang pekerja terdapat masalah dalam melaksanakan tugasnya. Analisis jabatan tersebut dapat menangkap masalah terhadap kepegawaian. - Sebagai dasar untuk melakukan standar kinerja pekerja
Pada standar kinerja pekerja, analisis jabatan dapat digunakan untuk mengadakan pemindahan dan kenaikan pangkat pekerja sesuai syarat pengetahuan, kecakapan dan pengalamannya. - Sebagai dasar untuk penempatan pekerja
Sebuah analisis jabatan yang dilakukan ini akan mampu menangkap posisi seperti apa yang tepat untuk seorang pekerja. Dengan adanya kesesuaian kemampuan setiap pekerja menjadi langkah yang tepat bagi perusahaan dalam menempatkan pekerjanya. - Mempermudah perencanaan organisasi
Analisis jabatan dapat digunakan sebagai saran pembenahan apabila dalam sebuah organisasi perusahaan terdapat kekurangan informasi. hal ini tentu saja menjadi keuntungan bagi perusahaan. - Meningkatkan produktivitas pekerjA
Apabila kemampuan produktivitas meningkat maka akan berdampak pada pendapatan perusahaan itu sendiri. Bahkan peluang perusahaan untuk berkembang justru lebih besar. Oleh sebab itu, analisis jabatan ini mampu meningkatkan produktivitas pekerja.
Kesimpulan
Dari penjelasan yang sudah dipaparkan, dapat kita simpulkan bahwa kegiatan analisis merupakan suatu hal yang penting dan patut diperhatikan oleh perusahaan.
Setiap perusahaan pasti membutuhan sebuah analisis jabatan guna menciptakan sumber daya manusia yang baik. Kita dapat melihat begitu banyak manfaat yang didapat apabila melakukan analisis jabatan pada perusahaan yang kita kelola.
