Profesional administrasi dapat ditemukan di berbagai pengaturan bisnis, tetapi dipekerjakan untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan kantor. Untuk sebagian besar, mereka diminta untuk memastikan bahwa semua pekerjaan administrasi dan penanganan pelanggan dilakukan dengan standar profesionalisme tertinggi. Mereka juga biasanya merupakan titik kontak pertama antara klien dan bisnis, jadi haruslah komunikator yang sempurna dan efektif.
Pekerjaan administrator kantor atau yang dikerjakan oleh administrasi kepegawaian adalah keterampilan yang biasanya diinginkan. Gagasan administrasi kantor adalah yang agak luas dan sejumlah kandidat dapat menemukan diri mereka bekerja pada tingkat administratif, tergantung pada sifat dari peran tersebut seperti ciri-ciri administrasi keuangan.
Ciri-Ciri Administrasi Kepegawaian
Untuk menentukan ciri-ciri adminitrasi kepegawaian, maka kita harus mulai dengan kinerja yang melakukan tugas ini. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menyesuaikan CV dan surat pengantar untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari posisi itu sendiri, daripada memberikan pendekatan umum yang menyeluruh. Namun, keterampilan berikut ini adalah apa yang biasanya dicari oleh pemberi kerja:
1. Kemampuan berkomunikasi
Administrator kantor akan diminta untuk memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang terbukti. Ini karena, bukan saja mereka menjadi titik kontak pertama antara bisnis dan masyarakat umum, tetapi juga akan diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi yang melibatkan tingkat komunikasi tertulis yang luar biasa. Ejaan, tata bahasa, dan struktur kalimat perlu dipoles ke standar tertinggi saat menyangkut administrasi kantor.
2. Pengarsipan / manajemen kertas
Staf administrasi kantor juga perlu menunjukkan kemampuan mereka untuk mengelola korespondensi bisnis. Pengarsipan, pengurutan, dan keterampilan organisasi umum sangat penting untuk administrator kantor. Selain itu, staf administrasi juga akan membutuhkan kemampuan untuk mengatur prioritas profesional mereka sendiri dengan cepat juga. Tidak ada dua hari yang sama dalam pengaturan administrasi dan akan membutuhkan staf untuk melaksanakan tugas yang berbeda pada waktu yang berbeda seperti ciri-ciri administrasi usaha.
3. Pembukuan
Prosedur kantor umum diperlukan untuk staf administrasi, tetapi banyak posisi akan membutuhkan personil administrasi untuk terbiasa dengan pembukuan. Sangat jarang bahwa ini dilakukan dengan tangan saat ini, tetapi ada beberapa aplikasi komputer yang berbeda yang dapat digunakan untuk mengelola transaksi keuangan. Jenis pengetahuan ini dapat ditunjukkan melalui pengalaman sebelumnya atau melalui kualifikasi yang diperoleh dari penyedia terkemuka.
4. Pengetikan
Karena ini sangat penting bagi staf administrasi di era sekarang, begitu juga kemampuan untuk mengetik. Banyak posisi tidak menunjukkan kecepatan tertentu, tetapi pendapat umum percaya ini menjadi sekitar 50 kata per menit dengan akurasi 100% sedikit di atas rata-rata global 39 wpm. Tidak ada metode pengetikan yang ditentukan, tetapi mereka yang perlu meningkatkan kecepatan mereka dapat menemukan pengetikan sentuh melalui metode “baris rumah” agar sesuai dengan kebutuhan mereka, karena ini merupakan metode pengetikan yang paling banyak diajarkan dan tersedia dalam berbagai tutorial perangkat lunak seperti cara mengatasi masalah ekonomi klasik.
5. Penanganan peralatan
Staf administrasi dapat dipanggil untuk melakukan pengangkatan ringan sampai sedang, jadi seharusnya tidak melihat ini sebagai kesempatan untuk menghindari tugas-tugas yang melelahkan. Untungnya, ini agak terbatas pada tugas-tugas seperti membawa rim kertas ke mesin fotokopi atau printer.
6. Keterampilan layanan pelanggan
Memiliki layanan pelanggan yang sangat baik dan orientasi terhadap sifat-sifat seperti itu diperlukan untuk sukses sebagai pekerja administrasi. Karena calon pelanggan akan menghadapi banyak kali, mereka perlu membawa diri mereka dengan profesionalisme dan memiliki sikap yang menyenangkan.
7. Keterampilan penelitian
Staf administrasi akan perlu memiliki bakat khusus dalam penelitian dan analisis data untuk menyusun laporan dan memanen bahan penelitian untuk pekerja lain di dalam departemen mereka. Ini harus disertai dengan tingkat perhatian yang luar biasa terhadap detail, sehingga memperoleh jenis material yang tepat untuk rekan kerja mereka.
8. Motivasi
Staf administrasi jarang memiliki manajemen yang bekerja langsung di atas mereka dan memantau setiap gerakan mereka. Namun, kehilangan dorongan atau motivasi akan langsung terlihat oleh mereka dalam hal kualitas pekerjaan yang diterima. Oleh karena itu, para pekerja administrasi harus benar-benar mandiri; untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan dan menyelesaikan tugas-tugas mereka yang sesuai.
9. Fleksibilitas
Administrasi jarang memiliki dua hari yang sama. Sementara personil dapat memastikan bekerja dengan jadwal yang relatif statis dalam jam kerja yang khas, mungkin ada kesempatan di mana bekerja di luar jadwal konvensional akan diperlukan. Personil harus menyesuaikan dengan kebutuhan ini ketika mereka muncul.
Jika Anda telah menghabiskan waktu untuk bekerja di perusahaan, Anda pasti akan mengenal Administrator Office. Dan jika Anda melangkah mundur untuk menonton mereka bekerja selama satu menit, Anda akan segera menyadari bahwa mereka adalah senjata rahasia dari perusahaan yang baik. Administrator Office sepertinya tahu caranya:
- Menyelesaikan sesuatu ketika ada banyak gangguan di sekitarnya
- Apa yang terjadi dalam jadwal semua orang
- Tahu mengapa seseorang dalam suasana hati tertentu
- Dapat mengadakan percakapan dengan mudah.
Administrator Office yang efektif berfungsi sebagai Gatekeeper
Salah satu tugas utama dalam peran ini adalah bertindak sebagai penjaga gawang bagi semua orang dalam organisasi. Istilah ini awalnya diciptakan pada tahun 1947 oleh Kurt Lewin karena berkaitan dengan keputusan terkait makanan untuk rumah tangga. Hari ini, itu hampir sama di sebuah organisasi. Terserah Administrator Kantor, yang memaksa dibiarkan lewat. Misalnya, penjual menelepon dan meminta untuk berbicara dengan manajer. Terserah Administrator untuk menentukan apakah mereka harus membiarkan orang ini melewati gerbang. Ini adalah tugas mereka untuk melindungi waktu Manajer dan memastikan waktu Manajer tidak terbuang karena panggilan telepon yang tidak diinginkan. Administrator Kantor Efektif memenuhi syarat panggilan telepon melalui serangkaian pertanyaan sebelum mentransfer panggilan.
Administrator Office yang efektif membuat semuanya tetap teratur & berjalan
Administrator Office pandai menyulap banyak tugas seperti :
- Menjawab panggilan
- Mengambil pertanyaan di meja depan dari pelanggan
- Memeriksa sesuatu di sistem komputer
- Mendapatkan file
Daftar kegiatan terjadi dengan sangat cepat. Saya tidak pernah tahu bagaimana mereka melakukannya. Tapi, entah bagaimana mereka tetap mengatur semuanya dan berjalan. Setiap kali saya punya pertanyaan, jawaban datang dengan cepat. Karena kemampuan mereka untuk multitask, Office Administrator berfungsi sebagai pusat organisasi.
Administrator Kantor yang efektif tahu operasi perusahaan
Seperti yang disebutkan di bagian terakhir, Administrator Office adalah pusat dari suatu organisasi. Mereka berada di jantung semua operasi di perusahaan. Pada hari tertentu, mereka menerima panggilan telepon untuk masing-masing departemen, tahu siapa yang ada di kantor dan siapa yang keluar, mengirim dan menerima dokumen rahasia, berbicara dengan pelanggan dan daftar terus berjalan. Karena pengetahuan mereka tentang organisasi memungkinkan mereka untuk menjawab pertanyaan semua orang dan memprediksi peristiwa apa yang terjadi selanjutnya. Administrator Kantor adalah senjata rahasia untuk suatu organisasi. Menjadi Administrator Office memungkinkan keragaman karier dan peluang tanpa akhir.
