Administrasi keuangan adalah bagian penting dari bisnis karena berkaitan dengan sumber daya organisasi. Administrator keuangan bertanggung jawab untuk mengelola piutang dan hutang organisasi. Dia juga mengembangkan anggaran organisasi, menyiapkan laporan keuangan dan terlibat dalam mengarahkan kegiatan investasinya. Administrator juga bertanggung jawab untuk merencanakan tujuan keuangan jangka panjang organisasi dan melindungi aset. Berikut beberapa hal terkait ciri-ciri administrasi keuangan:
Laporan keuangan
Ini adalah tanggung jawab administrator untuk menyiapkan laporan keuangan bulanan organisasi. Administrator biasanya menyimpan spreadsheet dari semua kegiatan keuangan organisasi dan mengumpulkannya ke dalam laporan pada akhir bulan. Laporan ini merinci arus masuk dan arus keluar uang tunai dalam organisasi, yang membantu dalam membangun akuntabilitas dalam bisnis. Administrator keuangan juga menyimpan semua dokumentasi yang mendukung angka-angka yang terdapat dalam laporan, seperti faktur dan tanda terima, untuk keperluan audit.
Manajemen Akun
Administrator keuangan mengelola kontrol uang tunai di organisasi memastikan bahwa uang diterapkan dengan benar untuk tujuan bisnis. Administrator bertanggung jawab untuk mengumpulkan uang terkait dengan piutang perusahaan, seperti pembayaran debitur dan pendapatan sewa. Juga membayar kewajiban organisasi seperti premi asuransi, pembayaran jaminan sosial dan hutang akun lainnya. Administrator keuangan menyetujui permintaan pengadaan dan pencairan uang tunai dan mencerminkan semua transaksi perusahaan dalam laporan arus kas bahwa dia sering melakukan rekonsiliasi untuk melacak uang.
Penganggaran
Salah satu tanggung jawab utama seorang administrator keuangan adalah menyusun anggaran bulanan organisasi berdasarkan persyaratan bisnis. Karena administrator mengelola kas perusahaan dan mengetahui rahasia penggunaannya, ia sebaiknya ditempatkan untuk menyiapkan anggaran bulanan. Dalam melaksanakan tugas ini, administrator berhubungan dengan kepala departemen lain untuk mencari tahu apakah mereka memiliki kebutuhan tambahan sehingga dia dapat membuat proyeksi arus kas yang realistis. Setelah menyiapkan anggaran, administrator mengalokasikan ke setiap departemen uang tunai yang diperlukannya.
Dukungan Investasi
Seorang administrator keuangan juga menawarkan dukungan investasi baik dengan memberikan informasi yang relevan tentang keuangan perusahaan atau dengan mengembangkan dan memelihara portofolio investasi. Administrator menangani sumber daya keuangan organisasi, sehingga ia dapat menawarkan kontribusi berharga pada likuiditas, utang, dan proyeksi keuangan perusahaan, yang membantu dalam membuat keputusan investasi. Atau, administrator keuangan dapat diberdayakan untuk menginvestasikan kelebihan uang tunai, tetapi ia harus mematuhi aturan dan kebijakan perusahaan. Lebih jauh lagi, ia harus mengungkapkan sepenuhnya cara-cara di mana ia telah menerapkan uang itu.
Ciri-Ciri Administrasi Keuangan
Berikut beberapa ciri-ciri dari administrasi keuangan yakni :
1. Memperkirakan Persyaratan Keuangan
Tugas pertama seorang manajer keuangan adalah memperkirakan kebutuhan keuangan jangka pendek dan jangka panjang dari bisnisnya. Untuk tujuan ini, dia akan menyiapkan rencana keuangan untuk saat ini serta untuk masa depan. Jumlah yang diperlukan untuk membeli aset tetap serta kebutuhan dana untuk modal kerja harus dipastikan. Estimasi harus didasarkan pada prinsip keuangan yang sehat sehingga tidak ada dana yang tidak mencukupi atau kelebihan dengan perhatian. Ketidakcukupan dana akan berdampak negatif terhadap pekerjaan sehari-hari dari kekhawatiran, sedangkan kelebihan dana dapat menggoda manajemen untuk menikmati belanja boros atau kegiatan spekulatif.
2. Menentukan Struktur Modal
Struktur modal mengacu pada jenis dan proporsi dari sekuritas berbeda untuk penggalangan dana. Setelah memutuskan jumlah dana yang diperlukan, harus diputuskan jenis surat berharga mana yang harus dinaikkan. Mungkin bijaksana untuk membiayai aset tetap melalui utang jangka panjang. Bahkan di sini jika periode kehamilan lebih panjang, maka modal saham mungkin paling cocok seperti ciri-ciri lembaga keuangan. Dana jangka panjang harus digunakan untuk membiayai modal kerja juga, jika tidak seluruhnya kemudian sebagian.
Sepenuhnya bergantung pada cerukan dan kredit tunai untuk memenuhi kebutuhan modal kerja mungkin tidak cocok. Keputusan tentang berbagai sumber dana harus dikaitkan dengan biaya penggalangan dana. Jika biaya pengumpulan dana sangat tinggi maka sumber-sumber tersebut mungkin tidak berguna untuk jangka panjang. Keputusan tentang jenis sekuritas yang akan digunakan dan proporsi penggunaannya merupakan keputusan penting yang mempengaruhi perencanaan keuangan jangka pendek dan jangka panjang suatu perusahaan.
3. Memilih Sumber Keuangan
Setelah menyiapkan struktur modal, sumber keuangan yang tepat dipilih. Berbagai sumber, dari mana keuangan dapat ditingkatkan, termasuk: modal saham, surat utang, lembaga keuangan, bank komersial, simpanan publik, dll. Jika keuangan diperlukan untuk jangka pendek maka bank, deposito publik dan lembaga keuangan mungkin tepat. Di sisi lain, jika keuangan jangka panjang diperlukan maka modal saham dan debentur dapat bermanfaat.
Jika kekhawatiran tidak ingin mengikat aset sebagai sekuritas maka simpanan publik mungkin merupakan sumber yang cocok. Jika manajemen tidak ingin mengurangi kepemilikan, maka obligasi harus diterbitkan sebagai preferensi terhadap saham. Kebutuhan, tujuan, objek dan biaya yang terlibat mungkin menjadi faktor yang mempengaruhi pemilihan sumber pembiayaan yang cocok seperti ciri-ciri entitas jasa keuangan.
4. Memilih Pola Investasi
Ketika dana telah diperoleh maka keputusan tentang pola investasi harus diambil. Pemilihan pola investasi terkait dengan penggunaan dana. Keputusan harus diambil untuk aset mana yang harus dibeli? Dana harus dihabiskan pertama pada aset tetap dan kemudian bagian yang sesuai akan dipertahankan untuk modal kerja. Bahkan dalam berbagai kategori aset, keputusan tentang jenis aset tetap atau aset lainnya akan sangat penting. Saat memilih pabrik dan mesin, bahkan kategori yang berbeda dari mereka mungkin tersedia.
Teknik pengambilan keputusan seperti Penganggaran Modal, Analisis Biaya Peluang dll dapat diterapkan dalam membuat keputusan tentang pengeluaran modal. Sementara pengeluaran untuk berbagai aset, prinsip keselamatan, profitabilitas, dan likuiditas tidak boleh diabaikan. Keseimbangan harus dicapai bahkan dalam prinsip-prinsip ini. Seseorang mungkin tidak suka berinvestasi pada proyek yang mungkin berisiko meskipun mungkin ada lebih banyak keuntungan.
5. Manajemen Uang yang Tepat
Manajemen kas juga merupakan tugas penting manajer keuangan. Dia harus menilai berbagai kebutuhan uang tunai pada waktu yang berbeda dan kemudian membuat pengaturan untuk mengatur uang tunai. Uang tunai mungkin diperlukan untuk:
- Beli bahan mentah
- Lakukan pembayaran kepada kreditor
- Temui tagihan upah
- Memenuhi pengeluaran sehari-hari.
Sumber uang tunai yang biasa mungkin:
- Penjualan tunai,
- Pengumpulan utang,
- Pengaturan jangka pendek dengan bank dll.
Manajemen kas harus sedemikian rupa sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menganggur. Kekurangan uang tunai akan merusak kelayakan kredit perusahaan. Kas yang menganggur dengan bisnis akan berarti bahwa itu tidak digunakan dengan benar seperti fungsi lembaga keuangan.
6. Menerapkan Kontrol Keuangan
Sistem manajemen keuangan yang efisien mengharuskan penggunaan berbagai perangkat kontrol. Perangkat kontrol keuangan yang umumnya digunakan adalah:
- Pengembalian investasi,
- Kontrol Anggaran,
- Break Even Analysis,
- Pengendalian Biaya,
- Analisis Rasio
- Biaya dan Audit Internal.
Pengembalian investasi adalah perangkat kontrol terbaik untuk mengevaluasi kinerja berbagai kebijakan keuangan. Semakin tinggi persentase ini lebih baik mungkin kinerja keuangan. Penggunaan berbagai teknik kontrol oleh manajer keuangan akan membantunya dalam mengevaluasi kinerja di berbagai bidang dan mengambil langkah-langkah korektif bila diperlukan.
7. Penggunaan Surplus yang Tepat
Pengetatan laba atau surplus juga merupakan faktor penting dalam manajemen keuangan. Penggunaan surplus yang bijaksana sangat penting untuk rencana ekspansi dan diversifikasi dan juga dalam melindungi kepentingan pemegang saham. Membajak kembali keuntungan adalah kebijakan terbaik untuk pembiayaan lebih lanjut tetapi bertentangan dengan kepentingan pemegang saham.
Keseimbangan harus dicapai dalam menggunakan dana untuk membayar dividen dan mempertahankan laba untuk rencana ekspansi pembiayaan, dll. Nilai pasar saham juga akan dipengaruhi oleh deklarasi dividen dan profitabilitas yang diharapkan di masa depan.
