Dengan perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, pengetahuan akan surat-menyurat atau korespondensi memang tidak terlalu banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari kita yang tidak mengetahui bila surat-menyurat mempunyai jenis surat yang berbeda untuk setiap bidang. Dalam bidang perdagangan atau perniagaan dikenal dengan istilah surat niaga. Apakah surat niaga itu dan apa saja jenis-jenis surat niaga? Berikut ini penjelasan mengenai jenis jenis surat niaga.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga atau juga disebu dengan surat dagang adalah surat yang ditulis untuk keperluan perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oelh badan-badan usaha maupun perusahaan untuk kepentingan usaha mereka ataupun menyampaikan informasi dan berita perniagaan. (Baca juga: Bisnis Rumahan Modal Kecil Menguntungkan).
Secara umum surat niaga berisi tentang jual-beli barang atau jasa atau bisa juga tentang tawaran. Surat niaga umumnya bersifat intern maupun ekstern, yaitu secara intern bila digunkan untuk hubugan perusahaan dengen pusat maupun cabangnya. Sedangkan surat niaga bersifat ekstern apabila digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan usaha lain. Surat niaga memiliki banyak jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :
Jenis-jenis surat niaga
1. Surat Perkenalan – surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli. (Baca juga: Peluang Usaha Air Isi Ulang)
2. Surat Penawaran – surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan, surat penawaran harus mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan pembeli. (Baca juga: Penyebab Kegagalan Usaha)
3. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu. (Baca juga: Keuntungan dan Kerugian Bisnis Air Isi Ulang)
4. Surat pesanan – Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan – Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.
6. Surat pemberitahuan pengiriman barang – Surat ini diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.
7. Surat penolakan pesanan – Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.
8. Surat pengaduan – Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
9. Surat jawaban pengaduan – apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.
10. Surat penagihan – Surat penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar perjanjian.
11. Surat pengiriman pembayaran – Apabila pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.
12. Surat pengangguhan pembayaran – surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang telah dijanjikan. (Baca Juga: Cara Bisnis Online Shop bagi Pemula)
13. Surat jawaban penagguhan pembayaran – surat ini dibuat oleh penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.
Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama bila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini akan sangat diperlukan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.
